Ça peut vous sembler encore bien loin, mais les vacances estivales sont déjà à nos portes, enfin dès qu’elles ne seront plus bloquées par la neige.
Si ce n’est pas encore fait, il est grand temps d’établir et de communiquer votre politique de vacances.
Oui, oui vous avez bien lu, une politique qui vient encadrer et organiser le choix et la planification de ce merveilleux temps de l’année!
En fait si l’on ne s’en tenait qu’à la Loi des Normes du travail du Québec, en tant qu’employeur, vous auriez le droit de décider unilatéralement de la période de vacances de vos employés, en autant que ceux-ci soient avisés au moins 4 semaines à l’avance (réf. LNT art 72). De plus, les vacances maximales ne seraient que de 3 semaines continues (nous y reviendrons plus loin) par année (réf. LNT art.69), merci, bonsoir. Alors voilà, tout le monde en vacances pendant la saison morte et le tour est joué! Entre vous et moi, à l’heure de la pénurie de main d’œuvre et de la lutte aux candidats, vous ne seriez pas l’employeur le plus sexy ou le plus attrayant (je continue de refuser d’employer le mot attractif)!
Mais alors comment procéder pour s’éviter le casse-tête du « tout le monde veut prendre ses vacances en août » – et oui, c’est devenu la grande mode. Cerise sur le sundae : « Je suis le président et je me retrouve le dernier à choisir » – et bien c’est tout à votre honneur, vous faites la démonstration que vos employés comptent plus que vous-même!!
Plus sérieusement, voici donc une démarche pour vous faciliter le travail.
- Élaborez un calendrier qui couvre l’année complète, en fonction de votre année de référence (12 mois consécutifs, souvent du 1er mai au 30 avril, ou année civile ou année financière).
- Identifiez votre période estivale, souvent définie comme étant de la St-Jean Baptiste à la Fête du Travail.
- Déterminez les besoins de votre organisation selon les périodes de l’année. Quel est le niveau de service, d’opération ou de production que vous devez absolument assurer, en l’occurrence, en période estivale.
- Dressez la liste de vos employés et de leur service continu (je choisi librement de ne pas utiliser ancienneté – ça pourrait être le sujet d’un autre article un jour).
- Regroupez votre liste d’employés par secteurs et identifiez les employés possèdent les connaissances pour effectuer du remplacement ou du moins répondre aux tâches prioritaires lorsqu’un collègue est en vacances. Idéalement, vous verrez à ne pas laisser partir en même temps les 2 seules personnes qui savent prendre les commandes, ou préparer les paies 😉.
- Évaluez si vos activités vous permettent une fermeture complète (ou presque complète), pendant quelques semaines. Quel serait le meilleur moment pour une telle fermeture? Bémol ici cependant, attention à l’indivisibilité des 2 ou 3 premières semaines de vacances (réf. LNT art. 68, 69 et 71).
- Déterminez la période pendant laquelle vous désirez procéder à l’attribution des vacances (généralement vers les mois de mars ou avril) et communiquez-là sans tarder à vos employés, afin qu’ils soient prêts à vous soumettre leurs demandes. Ce sera aussi le bon moment pour leur expliquer la manière de procéder et les règles à suivre dorénavant.
- Au moment prévu, choisissez la mécanique qui vous convient le mieux : rencontre des employés un par un en ordre décroissant de service continu ou remise d’un formulaire de demandes de vacances avec choix 1, 2, 3 que vous classerez en ordre de service continu. Après quelques années vous aurez établi votre méthode la plus efficace selon l’organisation du travail et le nombre d’employés de votre organisation.
- Procédez à l’attribution en fonction des paramètres que vous avez établis plus haut. Si vous devez refuser une demande, faites-en part rapidement à l’employé pour qu’il soumette un autre choix.
- Prévoyez aussi qu’il existe des gens qui sont heureux de prendre des vacances à des périodes moins achalandées de l’année, et c’est tant mieux ainsi. Ajoutez dans votre politique un délai minimum à respecter pour une demande de vacances, quel que soit le moment de l’année, parce que 3 semaines de vacances demandées à 4 jours d’avis, ça peut être un peu embêtant!
- Finalement vous pourriez aussi prévoir une clause pour les vacances « longues ou prolongées », que vous permettez. Vous pouvez établir que des vacances de 3 ou 4 (ou 5, 6, 7 ,8) semaines consécutives sont possibles seulement à une période XYZ ou durant les mois XYZ et à condition d’avoir été demandées au moins xx semaines à l’avance – un tel remplacement doit être préparé, c’est une demande tout à fait légitime en tant qu’employeur. Je me souviens un patron qui m’a dit « si je peux me passer de toi 4 semaines alors je n’ai peut-être pas besoin de toi ». C’était il y a presque 30 ans… Autre temps, autre mœurs !!
Vacances continues.
Le gouvernement, lorsqu’il a ramené à 3 ans au lieu de 5, la durée de service continu pour accéder à 3 semaines de vacances, a aussi ajouté « continues », juste après vacances. Et c’est presque passé sous silence. Mais effectivement, à moins d’une convention ou d’un décret qui stipule autrement, l’employé qui le demande doit pouvoir prendre 3 semaines continues. C’est un facteur important à considérer lors de la planification des besoins et des critères à placer dans votre politique de vacances.
Cas particulier : Les entreprises saisonnières ou intermittentes.
Dans ce cas, vous avez le droit de verser l’indemnité de vacances sur chaque paye, les salariés ayant plusieurs mois de repos par année (réf LNT art. 75).
En revanche, vous vous démarquerez sûrement comme employeur saisonner si malgré cette possibilité, vous permettez à vos employés de prendre 1 ou 2 semaines durant la période estivale.
Alors les vacances, c’est un peu un casse-tête, mais si vous commencez par le cadre, ça ira mieux!
Références :
https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/N-1.1?langCont=fr#ga:l_iv-gb:l_iv-h1 , articles 66 à 77.
https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/conditions-travail/conges/vacances-annuelles
